作者：阿中哥 + AI 協助彙整。 【本文約有1,867字】
3 大核心功能介紹：提升工作效率的 Perplexity Spaces；每個 Space 最多可上傳 50 份文件，單檔 25MB
一、概述：Perplexity Spaces 的完整功能介紹與實務應用
Perplexity Spaces 是一款嶄新的 AI 工具，結合了 Perplexity AI 搜尋引擎的優勢、客製化的 ChatGPT 功能，以及 Cloud Projects 的整合特性。這項工具旨在提升工作效率，尤其適合需要即時查詢進度回報的工作場景，讓使用者能夠輕鬆回覆上司或經理的需求，甚至幫助提早下班。
此報告詳細介紹 Perplexity Spaces 的功能、操作流程，以及各項使用小技巧，並進一步說明如何將該工具應用於日常工作中。
二、功能介紹
- AI 搜尋引擎整合：Perplexity Spaces 內建了 Perplexity 的 AI 搜尋引擎，使用者能夠快速檢索所需資料，無需逐一翻閱文件。此搜尋引擎可處理內部文件及外部網路的資訊，進一步擴展了資料來源。
- 客製化 ChatGPT：Spaces 允許用戶選擇不同的 AI 模型（如 GPT-4），並進行指令設定，提供多樣化的回應風格以滿足不同場景的需求。使用者能夠針對回覆的語氣、內容深度進行調整，讓回覆更符合專業需求。
- Cloud Projects 整合：Cloud Projects 功能讓使用者能同時利用內部文件和網路資料，解決工作中的各類問題。此功能適合於訊息整合及協助解決未知問題。
三、操作流程與細節說明
- 登入及進入 My Spaces 頁面
- 登入後，進入網站（puplexity.ai）並點擊左側的 Spaces，進入 My Spaces 頁面。
- 建立新 Space
- 命名與描述：創建新 Space 時，可選擇性地為其命名並添加描述，還可以增加表情符號（Emoji），這樣可以提高識別度與使用體驗。
- 選擇 AI 模型：免費用戶僅限於使用預設的 AI 模型，但付費用戶則可選擇如 GPT-4 等高級模型，甚至切換至不同的 AI 模型（如 Cloak 3.5 Sonnet），以適應特定工作需求。
- 上傳文件與設置指令
- 文件上傳限制：每個 Space 最多可上傳 50 份文件，每份文件最大容量為 25MB。這樣的容量非常適合包含大量文本的會議記錄。
- 雙重資料來源選擇：啟用 Web & Space Files 選項，讓 Spaces 可以同時從上傳的文件及網路上尋找解決方案，對於不熟悉的問題可以即時查詢網路上的解答。
- 指令設置：為了確保 AI 的回覆準確，建議指令以英文撰寫，特別是在處理中文內容時，這樣能提高準確性，避免 AI 產生不符合事實的回覆。
- 回覆經理的工作進度
- 接到經理的詢問後，可快速回覆，並使用指令找到所需文件中的資料。例如，回覆的指令可參照以下格式：回覆者為 “John”，經理為 “Mark”，回覆內容包括 Tom 過去三週的具體工作進度。透過這樣的指令，AI 能迅速整理出 Tom 的各項進展，包括合約簽署、贊助活動及市場推廣等內容。
- 應用場景延伸
- 相關問題（related）功能：Spaces 會自動提供延伸問題，這些問題有助於使用者全面思考可能的後續問題，或是解答經理未來可能的提問，進一步提升專業度與回覆品質。
- 協作功能：使用者還可邀請其他團隊成員共同使用此 Space，加強團隊協作效率，適合團隊工作流中多成員協同作業。
四、實務應用場景
- 快速回覆進度查詢：在經理臨時查詢進度時，使用者只需上傳會議記錄並設置指令，Spaces 便能從文件中擷取相應資訊，即時產出完整回覆，減少工作時間。
- 解決合約細節查詢：若經理要求更詳細的合約條款注意事項，Spaces 可幫助使用者從文件或網路上搜尋關鍵資訊，並以條列方式呈現合約的具體注意事項，如責任風險管理、財務條款等，大幅提高處理合約的準備度。
- 內外部訊息整合：Spaces 的資料整合功能適用於各類跨部門合作或需同步多方資訊的情境，如每月報告、專案進展或跨部門會議等。這不僅讓資料更具時效性，還能協助產生解決方案。
五、Perplexity Spaces 的優勢
- 節省溝通時間：Perplexity Spaces 的操作簡便，幾分鐘內即可完成回覆，顯著減少在會議紀錄或其他文件中手動查找的時間。
- 強化團隊協作：透過邀請功能，團隊成員可共享資料與進度，使得大型專案的管理更加方便。
- 避免訊息錯誤：AI 能依據上傳文件及網路資源的雙重資訊來源，提供準確且符合事實的回覆，避免產生錯誤訊息。
- 延伸學習機會：透過相關問題的功能，使用者可以學習到未曾考量的資訊，更全面地回覆並回答經理的進一步需求。
六、結論與建議
Perplexity Spaces 具備出色的搜尋、客製化與外部整合能力，適合需要快速回覆、頻繁查詢資料的職場情境。建議用戶可以將 Spaces 應用於日常工作中，減少無謂的加班，並善用延伸問題功能，不僅增加回覆的完整性，還能提升與經理的溝通效率。此外，若希望取得更精確的結果，建議優先撰寫英文指令，避免 AI 的幻想性回覆，保障回覆的專業性與真實性。
最後，希望這份報告能幫助用戶深入理解 Perplexity Spaces 的功能並加以應用，將 AI 的優勢充分發揮於日常工作中。
後記
工作上，我也經常使用 Perplexity ，我認為它除了速度快，我最欣賞的就是它能自動根據當前檢索文章的後續可能的提問自動連結與呈現，這實在是幫了一個大忙，因為我們連想都想不到的問題，它都已經幫你想好了，就等你按下滑鼠點擊它。
現在的 AI 實在越來越強大，對於每一位使用者來說，都是一位絕佳且出色的小幫手。